Comment communiquer sur votre événement d’entreprise ?

événement d'entreprise

Un événement d’entreprise offre l’occasion de booster les ventes, de gagner en notoriété et d’augmenter le chiffre d’affaires. Le marketing événementiel tient encore une grande place dans la communication d’entreprise malgré l’arrivée du webmarketing. Cependant, l’événement d’entreprise n’a pas lieu d’être s’il y a peu de visiteurs. C’est en fonction du nombre de participants que la société peut évaluer la réussite de l’événement. En effet, plus il y a de personne présente le jour J, plus il y a de chance de vendre un produit ou un service. Bien évidemment, la communication joue un grand rôle pour attirer le plus de monde.

Faire un buzz sur l’événement

Pousser les prospects à venir à un événement d’entreprise n’est pas facile. Il ne suffit pas d’inviter chaque personne rencontrée dans la rue pour obtenir une salle pleine de monde. Il faut aussi les convaincre de se déplacer pour l’occasion. C’est la raison pour laquelle il faut d’abord promouvoir l’événement.

Pour cela, rien de tel que l’usage du média 2.0. Les réseaux sociaux sont des excellents outils pour communiquer, mais aussi pour partager un événement. L’entreprise a l’embarras du choix concernant la plateforme sociale à utiliser. Mais avant d’utiliser Twitter ou Facebook, il convient de mettre en place un mini site qui regroupe plusieurs informations concernant l’opération marketing. Une fois en ligne, le site pourra attirer un flux qualifié. Les visiteurs deviennent ensuite des ambassadeurs qui vont circuler le renseignement à leur entourage. Ensuite, l’entreprise peut faire appel à un compte Twitter événementiel.

 Le support de communication ne sert pas seulement à inviter le public. Les abonnés pourront également suivre en temps réel, l’évolution des préparatifs. L’entreprise peut partager la mise en place du stand parapluie, du kakemono, plv ou du support exposition extérieur à travers le compte. Ce genre d’initiative est très apprécié par les blogueurs et les internautes puisque cela offre une impression d’immersion au cœur de l’événement.

Pour rappel, l’équipe sur terrain doit aussi s’activer pour mettre en place les supports de communication indispensables pour accueillir les arrivants. L’installation du comptoir promotionnel, du rollup et des stands parapluie nécessite du temps, d’où l’importance de s’activer plusieurs jours avant le jour J. Une organisation en avance est essentielle pour éviter les mauvaises surprises. Le groupe est en mesure de contacter tranquillement un fournisseur de supports de communication tel que exposez-facile.fr/ si un équipement fait défaut lors du préparatif. Et pour captiver le public, l’organisateur peut afficher les vidéos et les photos des éditions précédentes sur les plateformes comme YouTube, Instagram ou Dailymotion. La page Facebook de l’entreprise octroie un bon support pour promouvoir l’événement auprès des fans. Les cibles, profils sérieux et professionnels, sont localisées sur LinkedIn, d’où l’importance de ne pas négliger ce réseau social.

Quelques exemples de support de communication physique

Les solutions permettant de communiquer efficacement durant un événement ne manquent pas. À l’intérieur tout comme à l’extérieur, le stand parapluie permet à l’équipe d’instaurer un cadre propice à la vente. Il suffit de rajouter un comptoir de stand pour obtenir un environnement de vente parfaitement opérationnel. Le comptoir existe en version pliable pour faciliter son transport et sa mise en place. Les supports publicitaires en papier demeurent invisibles lorsqu’ils sont posés simplement sur le comptoir. Pour cette raison, il est conseillé d’investir dans une porte brochure ou dans un présentoir à brochure en recto verso.

Les posters imprimés, les roll up ainsi que les banderoles publicitaires sont pareillement des supports de communication efficaces.La table pliante ou démontable est une alternative au comptoir promotionnel. Les entreprises ont pareillement droit à tout un arsenal de supports destinés pour se démarquer en milieu extérieur. C’est le cas des panneaux rotatifs, des portes affiches pour extérieur, des drapeaux voile, des supports de bâche publicitaire et des supports de banderole fixe. Ces dispositifs sont conçus pour supporter les intempéries. L’usage de ces équipements s’adresse principalement aux entreprises. Cependant, rien n’empêche les commerçants et les restaurateurs d’en faire usage également. Les chevalets de trottoir sont par exemple déjà très répandus auprès des restaurants et des pubs. Ils servent à afficher les menus ou les plats du jour.

La communication durant l’événement

L’équipe est enfin prête à recevoir les visiteurs le jour J. L’objectif n’est pas seulement de répondre aux attentes des personnes au salon, mais aussi à ceux qui ne peuvent pas venir sur place. Cette situation exige alors l’usage des réseaux sociaux. Ces plateformes favorisent l’interaction entre chaque usager, mais aussi entre les entreprises et les prospects. Un grand nombre de ces sites possède la fonction live, que ce soit Facebook, Twitter ou YouTube. Les non participants seront au cœur de l’action et peuvent interagir avec les commerciaux à travers le live. Les imprévus sont récurrents durant un événement d’entreprise. Il faut par conséquent prévoir quelques solutions afin d’être réactive à chaque problème. Une bonne gestion des imprévus figure parmi le secret d’un événement réussi. Il faut penser pareillement aux presses en les offrant des images HD ainsi que des fichiers téléchargeables gratuitement. La marque peut inviter des journalistes à entrer dans la coulisse de l’événement. Cela garantit une publicité gratuite.

Après l’événement ?

La communication sur l’événement d’entreprise continue après le jour J. L’équipe doit faire le point sur les moments importants de la journée et  mettre en place un résumé destiné au média 2.0. Les questionnaires seront cruciaux pour recevoir les retours des acteurs présents durant la cérémonie. N’hésitez pas à mentionner la date de la prochaine édition si l’événement d’entreprise est amené à être reconduit.