Depuis quelques années, l’activité d’organisation des salons commerciaux s’est développée de manière significative entraînant ainsi un changement sensible des données du marché. Les organisateurs, obéissent plutôt aux règles de la négociation au cas par cas selon la demande et ce sur tous les plans : choux des pavillons d’exposition, divers aspects des préparatifs, publicité, montage de stand, tarification, sécurité…
Devant une telle situation, un organisateur est dans l’obligation de prendre les mesures nécessaires en vue d’élaborer des règles professionnelles et techniques, règles qui permettraient à tout standiste d’être informé de manière claire sur les conditions applicables et les dispositions spécifiques qui seront introduites impérativement dans un document contractuel, le fameux cahier de charges. L’organisateur est tenu de présenter toutes documentations promotionnelles et publicitaires que ce soit écrites ou audio-visuelles, qui pourraient éventuellement être distribuées sur le site de l’exposition. L’organisateur doit donc élaborer un plan bien détaillé de tous les aspects techniques et esthétiques qu’il cherche à satisfaire pour la réussite de son exposition. L’organisation d’un salon d’exposition serait une occasion unique de faire des affaires en temps réel. La présence de l’organisateur sur les lieux lui donne l’opportunité d’élargir son portefeuille client, et son stand sera le lieu idéal pour présenter de nouveaux produits. Sur le salon, ces lancements seront relayés par une promotion à même de séduire le public le plus large possible.
Pour organiser un salon, il faut essentiellement prévoir sa préparation, le coût de l’opération ainsi que la mise en place de l’animation et du suivi. Ces procédures doivent être bien coordonnées afin d’assurer le bon déroulement de l’évènement. En effet, dans un premier temps, il faut préparer le salin. Cette organisation se base schématiquement sur trois étapes : veille concurrentielle, recherche des exposants et communication autour de l’évènement. Enfin, il faut s’assurer de la bonne présentation des animations et un déroulement correct du suivi du salon. En effet, durant l’évènement, plusieurs actions peuvent être mises en place pour mieux connaître les impressions de chacun qu’il soit exposant ou visiteur. Sans oublier qu’à la fin de l’exposition, il est impératif d’établir un bilan de participation du salon. Il s’agit d’un suivi stratégique très avantageux, qui consiste à envoyer dans la semaine qui succède à la manifestation, une lettre de remerciement ainsi que les résultats des sondages exposants connus aussi comme la synthèse des informations qui ont été tirées des questionnaires remplis pendant l’exposition.
